贵州省通信行业协会文件档案及印章证书使用管理制度
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贵州省通信行业协会文件档案及印章证书使用管理制度
   
打印本页 | 关闭窗口 发布时间:2014年06月12日 【字体:
   

为规范省通信行业协会文件、档案、印章及证书使用管理,依据登记管理机关和有关部门的管理规定,制定本制度。

第1章      文件管理

第一条 协会秘书处负责本协会文件的统一管理。

第二条 来文由秘书处作好收文登记管理,秘书处在收文后交秘书长签署意见,送理事长或常务副理事长阅批,需要处理的由秘书处负责分解落实。

第三条 发文经部门领导核签,交秘书长审签,根据职责分工由理事长或常务副理事长签发。文件存档为发文原稿和2份正式文件。

第四条 本协会印发文件使用 “黔通行协”和“黔通行协秘”两个 文号。“黔通行协”适用于以协会名义发出的文件,由理事长签发,包括上行文、对会员单位、对相关单位等的正式文件,该文号需加盖协会印章。“黔通行协秘”是以协会秘书处的名义发出的文件,由秘书长签发,主要是秘书处的内部事务管理文件等,该文号需加盖秘书处印章。

第2章      档案管理

第五条 省通信行业协会的档案资料由秘书处统一管理,协会分支机构(含各工作机构、市州代表处)的档案资料各自负责管理。

第六条 文件资料每年按时间顺序编号,分别以文件卷、资料卷立档。

1、文件卷。下列文件应进入文件卷立卷:

(1)上级印发的文件;

(2)上级、登记管理机关与业务指导机关的批复;

(3)上报的申请报告、请示;

(4)下发的文件、决定、决议;

2、资料卷。下列资料应进入资料卷立卷:

(1)协会和分设机构《章程》、《工作规范》、《自律公约》、各类制度等。

(2)年度工作计划、专项工作安排、总结;

(3)协会、代表处年检年审、变更登记资料;

(4)调研咨询报告和论文;

(5)创先争优评比资料、重大活动情况报告;

(6)评审、考核、培训等资料;

(7)会员入会申请、花名册等;

第七条 借阅、复制文件或档案资料。须办理相关手续,并经秘书长或理事长同意。文件卷、资料卷如需销毁按国家文件管理有关规定办理。

第3章      印章管理

第八条 秘书处对协会各类公章、财务专用章实行统一刻制、分级管理。

1、刻制公章。持省民政管理部门的批复刻制,刻制的公章、财务专用章应冠以全称、采用统一的规格、材质、式样,并到公安部门指定的门店刻制。

2、印章启用。协会本级和各市州代表处使用新印章,均由协会印发启用通知。领用时需列表登记,履行签名领用手续。

3、印章管理。协会本级印章、财务专用章及秘书处印章统一由秘书处管理,各市州代表处印章由各代表处保管使用。印章指定专人(鉴印员)保管,并存放在保险柜内。

4、印章使用。

(1)协会和各市州代表处印章,主要用于协会活动。协会印章、协会财务专用章用于负有经济、法律责任的事项,须经理事长签字批准。协会秘书处印章,必须经秘书长签字批准。各市州代表处因不具备法人资格,其印章不得用于负有经济、法律责任的事项,使用时必须经代表处负责人签字批准。

(2)严禁在空白的介绍信、请柬、协议书、合同、报表、证书、证件、奖状或空白纸张上用印。

(3)协会或代表处人员需使用印章时,除按程序报相关领导批准外,还需要按规定填写“贵州省通信行业协会用印登记表”,作好用印登记。

第4章      证书使用管理

第九条 协会本级各类资质证书由协会秘书处统一保管并向相关政府管理部门履行备案及年检登记;

第十条 各市州代表处各类资质证书正本由协会秘书处统一管理,并向当地相关政府管理部门履行备案及年检登记,副本由各市州代表处自行保管。协会及市州代表处各类证书不得租借或转让。

第十一条 本制度由协会秘书处负责解释,自协会常务理事会通过之日起实施。

 

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